Målsättning för styrelsens inköpsverksamhet är att främja medlemmarnas ekonomiska intresse och bör vara att de inköp som görs av produkter, tjänster, reparationer m.m. skall möta rimliga krav när det gäller funktion, kvalitet, livstid, leveranstid och ekonomi. Inköpsprocessen bör handläggas på ett kostnadseffektivt sätt

Vid inköp och upphandling.

Styrelsen i förening eller ledamöter med behörighetsattester.

Kvalité

Det är viktigt att iaktta föreningens kvalitetskrav och att endast använda leverantörer som uppfyller förningens krav, behov och förväntningar. Föreningen bör ha en egenkontrollplan och kontinuerligt följa kvalitén på levererade produkter och tjänster och som säkerställs genom uppföljning och utvärdering. En annan viktig kvalitésaspekt är att beakta miljöpåverkan vid val av leverantörer. Föreningen ska kontrollera att leverantören innehar F-skattsedel. De leverantörer som anlitas bör ha en kreditvärdighet på minst UC 3 eller motsvarande.

Större reparations- och underhållsarbeten

Innan offert infodras skall en anbudsförfrågan utarbetas av en sakkunnig person eller företag. Större reparations- och underhållsarbeten är när kostnaden överstiger 3 basbelopp eller mer. Den sakkunniga upprättar en upphandlingsprocess med tydliga aktiviteter i processen såsom planering, upphandling och avtal samt kontroll och uppföljning. Stegen i processen stäms av med styrelsens representant. Beslut tas enligt föreningens stadgar. Referenser bör inhämtas på de som lämnar anbud.

Antal offerter

Det krävs i allmänhet minst tre offerter för arbeten och tjänster som beräknas kosta mer än ett basbelopp(för år 2019 46.500 kr).

Servicetjänster

På servicetjänster såsom städning och löpande teknisk kontroll ska konkurrenskraftigt avtal upprättas som beskriver omfattningen och frekvensen av tjänsten. Styrelsen upprättar en avtalsförteckning på alla avtal och leverantörer som förningen är bundna till. I avtalsförteckningen framgår datum för ingånget avtal och avtalslängden.

Bedömning av offert

Oftast är det offererade priset som är avgörande för valet.  Men det kan vara andra faktorer som fäller avgörandet, t.ex. kvalité, leveranstid, tidigare bra erfarenhet av företaget, dåliga referenser m.m.

Info till medlemmar

Styrelsen är ansvarig för inköpsverksamheten. Den bör dock hålla medlemmarna informerade om större planerade inköp och reparat-ionsarbeten.

Konsultation

Vid tvekan rörande ett inköp står flera medlemmar till tjänst med synpunkter. Även specifika arbetsgrupper kan tillsättas med medlemmar i föreningen.

Alla avvikelser utreds av styrelsen.

Beslut dokumenteras i beslutsloggen hos SBC